Du trenger akutt et dokument, men husker ikke hvor du la det? Få orden i kontorlivet, ordne alt i nummererte mapper - dette vil gjøre jobben din enklere.
Vi ordner ting i papirene
Hvis det er få dokumenter og de er relatert til ett bruksområde, må de legges alt på ett sted, helst i en mappe. Men som regel er en mappe ikke nok, det bør være flere av dem. For eksempel en mappe med de grunnleggende dokumentene til et selskap, for brev, for kontrakter med leverandører, etc.
Med utvidelsen av bedriften øker antall mapper. Du trenger kanskje ikke en, men flere hyller for dem. Og så dukker det opp ansatte som vil ha sin egen dokumentflyt og mappene sine. Det vil si at den første ordensregelen er distribusjon av dokumenter i tematiske mapper, som skal ligge i en hylle.
Nå produserer industrien horisontale og vertikale skuffer. De er veldig praktiske, tar liten plass, passer godt på bordet og gjør det mulig å ha alle de grunnleggende og ofte brukte dokumentene for hånden, uten at det kreves kjøp av nye møbler.
Register
Hvis det er mange dokumenter, kan du lage et spesialregister (registreringsjournal) for dem eller flere. For eksempel logger over innkommende og utgående dokumentasjon. De inneholder datoen for registrering og det innkommende (utgående) dokumentnummeret, dets korte innhold og / eller navn og hvor dokumentet sendes (til hvilken avdeling, til hvilken tjenestemann det ble overlevert, i hvilken mappe det er plassert osv.).
For deler av eller alle mappene, hvis det er mange dokumenter og mange lignende mapper (i betydningen), kan det hende du trenger et register over dokumenter i hver mappe, det vil si en liste over dem, som er nestet eller på en eller annen måte festet i midt i mappen. Hvert dokument kan tildeles et nummer (hvis det ikke var der før) eller gi ditt eget. Da trenger du ikke å bla gjennom alle dokumentene, men bare se på listen deres, og ta deretter det nødvendige nummeret.
Plasser dokumenter i de aktuelle mappene, skuffene og hyllene, start dem i tide, så finner du alt raskt og enkelt.
Holde arbeidsplassen ryddig
Arbeidsplassen må holdes i orden. Prøv å rengjøre bordet daglig eller minst noen få dager. Du kan legge igjen de nødvendige dokumentene på bordet, legge resten i mapper, på skuffer og hyller, og hvis du tok dem fra noen, så returner dem. Bare hvis du gir det, er det bedre å huske godt hvem eller til og med skrive det ned.
Og endelig. En person hvis dokumenter alltid er på plass, blir lett funnet og hentet i tide, alltid i god anseelse med myndighetene. Vi ønsker deg dette av hele vårt hjerte.
