Avhending av dokumenter er en veldig kompleks og tidkrevende prosess. Som regel akkumuleres mange dokumenter i arkivene til organisasjoner, som etter utløpet av foreldelsesperioden må kastes, det vil si ødelagt. Det er veldig viktig å riktig fylle ut all dokumentasjon knyttet til ødeleggelsen av arkivet. En av hoveddokumentene er handlingen.
Bruksanvisning
Trinn 1
Først skal det bemerkes at før du ødelegger dokumenter, må du ta en oversikt over dem, det vil si dobbeltsjekke alle datoer, tilgjengelighet og hemmelighold. Det er dokumenter som ikke bare trenger å kastes, men brennes (eller ødelegges i en makuleringsmaskin), for ikke å avsløre forretningshemmeligheter.
Steg 2
Sørg for å gjøre en oversikt over dokumentasjonen som skal kastes. Også ved ordre, utnevne personene som vil bli inkludert i ekspertkommisjonen. Blant dem, trekk ut styrelederen som er ansvarlig for overføring av dokumenter til regnskapsavdelingen.
Trinn 3
Selve handlingen om avhending av dokumenter som har utløpt foreldelsesfristen har ikke en enhetlig form. Derfor kan du komponere den i hvilken som helst form.
Trinn 4
Først angir du detaljene i organisasjonen, de kan være plassert både i øvre høyre hjørne og til venstre. Her angir du navnet på organisasjonen i henhold til bestanddelene, strukturelle enhet, bankdetaljer, adresse og kontakter.
Trinn 5
Rett nedenfor til høyre, skriv “Jeg godkjenner”, nedenfor angi lederen og la feltet stå under hans signatur og dato for utarbeidelse.
Trinn 6
Nedenfor, i sentrum, skriv "Lov om tildeling og ødeleggelse av dokumenter som er utløpt." Etter det, i linjen nedenfor, angir du grunnlaget, det vil si rekkefølgen (rekkefølgen) på hodet. Oppgi deretter personene i ekspertkommisjonen, med navn og stilling.
Trinn 7
Skriv så noe sånt som dette: "Ekspertkommisjonen, ledet av (liste, inventar), tildelte dokumenter for destruksjon som har mistet foreldelsesfristen." Deretter angir du dataene i form av en tabell, som skal inneholde kolonner som serienummer, dokumentdato, tittel, forklaring, antall dokumenter, dokumentnummer i inventaret (liste).
Trinn 8
Oppsummer, det vil si, angi antall dokumenter som skal resirkuleres etter tabellen. Videre må handlingen signeres av alle medlemmer av kommisjonen. Og styrelederen må signere at dokumentene i sin helhet vil bli overført for resirkulering. På slutten setter du datoen for kompilering og forsegler alt med det blå stempelet på organisasjonens segl.
