Utgående dokumenter er offisielle brev som organisasjonen sender til tredjeparts adressater (leverandører, forbrukere, tilsynsmyndigheter osv.) Eller kolleger fra andre byer. Som regel deler to ansatte ansvaret for å håndtere denne korrespondansen: kompilatoren og ekspeditøren. Den første er ansvarlig for å forberede og bli enig i teksten. Den andre registrerer brevet, sender originalen til destinasjonen og lagrer en tjenestekopi.
Nødvendig
- - selskapets skjema;
- - datamaskinen som teksteditoren er installert på;
- - loggbok for registrering av utgående dokumentasjon.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis du er en kompilator
Lag et utkast til dokument. Utgående brev kan være proaktive og responsive. I det første tilfellet starter du (initierer) korrespondanse med en annen organisasjon eller en bestemt person om ethvert offisielt spørsmål. Svarbrevet må inneholde informasjon tilsvarende mottatt forespørsel.
Steg 2
Skriv ut brevet i duplikat på organisasjonens brevpapir. Forsikre deg om at den øvre delen av dokumentet, den såkalte "headeren", er formatert riktig. I tillegg til detaljene i selskapet, som ligger på skjemaet til høyre, inneholder det adressatens data og overskriften på brevet.
Trinn 3
I øvre venstre hjørne skriver du inn tittelen, initialene og etternavnet til personen som dokumentet er beregnet på, adressen til en organisasjon eller person. Fremgangsmåten for å spesifisere informasjon bør være nøyaktig den samme, for eksempel:
"Til generaldirektøren i LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kontor fjorten, Saratov, 109235.
Trinn 4
Til høyre, under detaljene til organisasjonen din, plasser tittelen på brevet. Den skal være kort, og gjenspeiler tydelig innholdet i teksten. For eksempel: "Om å gjennomføre en planlagt inspeksjon av en bygnings sanitære tilstand" eller "Om å gi informasjon om hus som trenger større reparasjoner."
Trinn 5
Start hovedteksten ved å adressere adressaten og oppgi årsaken til at dette brevet blir sendt til ham. For eksempel: “Kjære Ivan Ivanovich! Vi informerer deg om en planlagt inspeksjon av sanitetsforholdene til den leide bygningen 14. januar 2011”.
Trinn 6
Hvis det er vedlegg til det utgående dokumentet, kan du oppføre dem etter hovedteksten, for eksempel: “Vedlegg på 3 sider. i ett eksemplar. Helt nederst på siste side av teksten, skal opphavsmannen til dokumentet være angitt. Som regel skriver forfatteren av brevet etternavn, initialer og arbeidstelefon mindre enn hovedfonten.
Trinn 7
Sjekk brevet med beslutningstakerne i organisasjonen din i alle retninger. For eksempel er dokumenter som involverer utgifter av midler godkjent av en regnskapsfører, og svar på en forespørsel fra skattekontoret er signert av en advokat. Ansatte i organisasjonen som godkjenner brevet setter sine personlige signaturer med en utskrift på den andre kopien på slutten av teksten, under stedet for visumet til hodet. Etter å ha mottatt de nødvendige godkjenningene, signeres det utgående dokumentet av lederen av organisasjonen.
Trinn 8
Send det avtalte og signerte dokumentet til ekspeditøren. Hvis du vil beholde en kopi, kan du skrive ut en ekstra kopi. Be ekspeditøren om å legge et utgående nummer på det.
Trinn 9
Hvis du er kontorist
Godta utgående brevet fra opphavsmannen. Sjekk tilgjengeligheten og riktigheten av hoveddetaljene, godkjenningsvisum, informasjon om skaperen og signaturen til lederen. Vær oppmerksom på tilstedeværelsen av vedlegg til brevet.
Trinn 10
Registrer informasjonen om dokumentet i loggen for utgående post. Hvis organisasjonen din har byttet til elektronisk dokumentbehandling, fortsett i samsvar med instruksjonene for vedlikehold av databasen. Det er ingen strenge registreringsregler for en tradisjonell papirloggbok. I praksis brukes imidlertid ofte en tabell med følgende kolonner:
- dato;
- nummer på det utgående dokumentet;
- adressat;
- sammendrag (tittel);
- opphavsmannen til dokumentet;
- Merk.
Trinn 11
Det utgående nummeret dannes som følger. Først må du angi lagerlistenummeret til mappen der kopier av utgående meldinger er lagret. Skriv serienummeret til en bestemt bokstav gjennom en bindestrek eller en skråstrek. Du får: "01-14-256" eller "01-14 / 256", der 01-14 er saksnummer, 256 er dokumentnummeret.
Trinn 12
Skriv inn utgående nummer i skjemaets spesielle linje. Husk å angi nummeret på det innkommende dokumentet det er tilknyttet, for et svarbrev. Forsegl den første kopien av brevet (uten godkjenningsvisum) i en konvolutt og send den til adressaten. Fil en kopi av dokumentet i riktig filmappe.
