Første inntrykk er alltid viktig for å etablere forretningskontakter, spesielt hvis samarbeid begynner med en telefonsamtale. For å forhindre at begynnelsen på en forretningssamtale blir krøllete, er det nødvendig å følge flere regler for telefonetikette.
Bruksanvisning
Trinn 1
Ta vare på bakgrunnslyder. Å ringe en viktig samtale mens du er i en støyende gate eller på offentlig transport er ikke den beste løsningen. Samtalspartneren vil ikke høre deg, men bilens brøl, som et resultat av at samtalen vil bli en serie med konstant spørsmål og avklaringer. Finn en rolig gårdsplass eller utsett samtalen til du kommer hjem eller på jobb.
Steg 2
Introduser deg selv. Ikke glem å tydelig uttale fornavn, etternavn og navn på firmaet du jobber i, selv om du allerede har ringt dette nummeret. Hvis dette er ditt første anrop, må du si etternavnet ditt flere ganger slik at samtalepartneren hører det riktig. For at det ikke høres for påtrengende ut, presenter deg selv umiddelbart med etternavnet ditt, og gjenta det og legg til ditt fulle navn.
Trinn 3
Sørg for at du kommer til riktig sted og snakk med personen du planla med. Vent til samtalepartneren presenterer seg, eller spesifiser firmanavn, navn, etternavn og stilling til den ansatte som selv svarte på telefonen. I fremtiden kan du tale samtalepartneren med navn, selv om du bare snakker med sekretæren.
Trinn 4
Sjekk om det er praktisk for den andre personen å snakke for øyeblikket. Det er bedre å vite umiddelbart hvor klar den andre personen er for samtalen enn ikke å bli avbrutt midt i samtalen. Hvis du blir bedt om å ringe tilbake senere, kan du sjekke når det vil være praktisk. Det er best å si en bekreftende frase med spørrende intonasjon. For eksempel: "Kan jeg ringe deg tilbake om 20 minutter?" Ikke be samtalepartneren om å ringe tilbake på egenhånd, hvis han ikke tilbyr det selv.
Trinn 5
Gi formålet med samtalen din. Prøv å ikke bruke lange setninger, forvirrende konstruksjoner. Hver setning skal bare inneholde en tanke. Vær kort, klar og bare til poenget. Den andre personen vil sette pris på at du sparer tid. Når de er bekymret, fremskynder mange tempoet i talen. Prøv å unngå dette. Du bør snakke rolig og sakte nok slik at den andre personen kan sette ordet inn i talestrømmen. Du bør ikke snakke monotont: legg ned alt det logiske stresset i tankene dine, fremhev spesielt viktige setninger med stemmen din.
