Uansett hvilken type aktivitet organisasjonen er engasjert i, skaper den betydelige mengder dokumentasjon som må bevares i løpet av livet. Jo større selskapet er og jo bredere omfanget av aktivitetene er, desto større er volumet av akkumulerte dokumenter. Naturligvis oppstår spørsmålet om sortering og ødeleggelse av irrelevant dokumentasjon før eller siden. Det gjenstår å bestemme hva som kan ødelegges og hva som fortsatt må bevares.
Bruksanvisning
Trinn 1
For å systematisere dokumentasjonen, er det nødvendig å bestemme lagringsperioden for hvert dokument som mottas for lagring, hvoretter dokumentet kan ødelegges uten risiko for organisasjonen.
Bruk den godkjente listen over dokumenter som lagringsperioden er opprettet av Rosarchiv. Hoveddokumentet som skal styres av når man systematiserer denne typen dokumentasjon er "Liste over typiske styringsdokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, som indikerer lagringstiden" (godkjent av Rosarchiv 06.10.2000)
Steg 2
Studer også avdelingssjekklistene du må ty til hvis organisasjonen din faller under avdelingskvalifikasjoner (for eksempel er det sjekklister for militære avdelinger, bankavdelinger osv.). For de vanligste organisasjonstypene er det også laget lister over dokumentasjon (for eksempel for aksjeselskaper).
Trinn 3
En rekke dokumenter kan lagres i samsvar med deres spesifikasjoner, for eksempel må skattedokumentasjon oppbevares i en periode på minst 4 år, og regnskap - minst 5 år.
Trinn 4
Bruk av lister er den mest praktiske måten å organisere dokumenter på, siden det er en klar oppbevaringsperiode for hver type dokumentasjon. Imidlertid kan ikke alle dokumenter kategoriseres i lister. For noen dokumenter bør lagringsperioden fastsettes av organisasjonen selv.
For dette formål oppretter organisasjonen ved en passende ordre en ekspertkommisjon som regelmessig undersøker verdien av dokumenter, bestemmer lagringsperioder og ødelegger dokumenter som lagringsperioden har utløpt eller ikke er påkrevd. Det er viktig at kommisjonen inkluderer personer som er i stand til å beregne dokumentets relevans og den sannsynlige risikoen ved tapet.
